Poniżej przedstawiamy najczęściej pojawiające się pytania związane z systemem ZSMOLP. Dokument ten przedstawia naszą wiedzę na temat systemu monitoringu. Wraz z dynamicznie zmieniającymi się wersjami oprogramowania po stronie ZSMOPL i Kamsoft wersja tego dokumentu może się zmieniać wraz z uzyskaniem nowych informacji.

Dokument jest uzupełniany i edytowany na bieżąco, w takim wypadku źródłem Państwa informacji powinna być wersja elektroniczna, a nie wersja papierowa, tak aby zawsze był dostęp do najbardziej aktualnych informacji.

Co to jest i po co jest ZSMOPL?

ZSMOPL to skrót od Zintegrowanymi System Monitoringu Produktami Leczniczymi. Cele tego systemu jest przekazywanie informacji na temat stanów i obrotu między podmiotami uprawnionymi wszelkich produktów medycznych. W zakres raportu wchodzi  informacja wysyłana każdego dnia o aktualnych stanach i obrotach między oddziałami, hurtowniami i kontrahentami. System obejmuje cały rynek obrotu lekami.

Czy muszę wysyłać raport każdego dnia?

Zgodnie z zapisami ustawy raport powinien być wysłany każdego dnia bez zbędnej zwłoki, co w zasadzie oznacza, że powinniśmy wysłać raport po zakończeniu pracy. Ponieważ i tak musimy robić to codziennie warto wyrobić sobie nawyk, aby była to jedna z oczywistych  czynności, jakie zawsze są wykonywane po pracy. Natomiast w ciągu następnego dnia sprawdzamy poprawność wysyłanych danych tego ostatniego raportu.

Za jaki okres jest generowany raport?

Raport obejmuje cały dzień od północy do północy. W takim wypadku nie można wygenerować raportu a potem prowadzić sprzedaży lub zakupów czy innych czynności, które zmieniają stan magazynowy w aptece. Raport zawsze powinien być wykonywany po zakończeniu pracy.

Co się stanie jak nie wyślę raportu?

Może być wiele sytuacji, w której raportu nie można wysłać. Zgodnie z zapisami ustawy raport powinien być wysłany każdego dnia po zakończeniu pracy. Jednak brak prądu, problem z internetem, awaria w systemie ZSMOPL może spowodować, że ten termin nie zostanie dotrzymany. Raport należy wysłać przy najbliższej nadarzającej się okazji czyli np. następnego dnia, oczywiście generując go za dzień, za który nie został wysłany.

Jakie kary?

Maksymalna kara za złamanie zapisów ustawy  to 50.000 zł. O wiele groźniejszy jest zapis paragrafu 86a gdzie zakazana jest sprzedaż produktów medycznych między aptekami i hurtowniami. W paragrafie 103 za złamanie tego zakazu jest wykazana sankcja obligatoryjnego cofnięcia zezwolenia na prowadzenie apteki. Decyzja jest podejmowana na podstawie danych z wysłanego codziennego raportu. Pomyłkę można pewnie skorygować, ale może to kosztować bardzo wiele trudu, czasu i odwołań. Dlatego ważne jest określenie właściwych identyfikatorów w systemie dla podmiotów, od których kupujemy i sprzedajemy produkty medyczne

Kiedy raport generuje apteka całodobowa (na dyżurze)?

Apteki, które kończą pracę o północy generują raport dnia następnego. Z pewnością dopuszczalne jest aby wygenerować to rano a nie po północy, ze względu na fakt, że osoby dyżurujące mogą nie do końca być biegłe w tym temacie lub po prostu mogą nie mieć czasu tego zrobić w trakcie dyżuru.

Czy raport z błędami to raport wysłany?

Raport, w którym stwierdzono błędy traktuje się jako raport niewysłany. Dlatego kluczowe jest sprawdzanie jaki mamy status raportu dnia następnego. Jeżeli raport nie został przyjęty musimy wysłać korektę. Wystąpienie ostrzeżeń nie powoduje odrzucenia raportu.

Jak długo można wysyłać dane bez uzupełnionych serii?

MZ dało nam czas do 1 maja 2019 aby uzupełnić brakujące serie na dostawach. Aktualnie takie przypadki są na stronie ZSMOPL traktowane jako ostrzeżenia, lecz od tej daty ponownie będa traktowane jako błąd i raport będzie w całości odrzucony.

Jak znaleźć towary zaznaczone do raportowania?

W module APW68 w pozycji menu ZSMOPL -> Lista towarów zaznaczonych do raportowania do ZSMOPL. Liczbę towarów można zobaczyć w podglądzie wydruku przechodząc na ostatnią stronę. Z reguły w zależności od apteki liczba ta powinna być większa od 5000.

Jak znaleźć towary raportowane bez uzupełnionych serii?

W module APW68 pojawiło się nowe zestawienie, które pokazuje takie pozycje:

Czy zawsze będzie trzeba zostawać po pracy, aby generować raport i rano go sprawdzać na stronie ZSMOPL?

Kamsoft przygotowuje obecnie moduły który ten proces zautomatyzują i zwolnią personel apteki od tego uciążliwego zadania. W najbliższym czasie będzie wdrożony moduł MAR01 odpowiedzialny za pobieranie statusu raportu (nie będzie trzeba się już logować do portalu) w dalszej kolejności automat wysyłający raporty po pracy. 

Jak ponownie zaznaczyć towary do raportowania?

Jeżeli jest podejrzenie, że nie wszystkie towary są zaznaczone poprawnie, możemy zrobić to ponownie. Wcześniej jednak powinniśmy pobrać najnowszą wersję bazy BLOZ (zalecane jest pobranie całej bazy KS-BLOZ, a nie aktualizacji różnicowej bazy KS-BLOZ, jak pokazano w prezentacji):

Aktualizacja bazy BLOZ

Po pobraniu bazy BLOZ możemy zaznaczyć towary według poniższej prezentacji:

Zaznaczanie towarów do raportowania ZSMOPL

Jak skonfigurować kartę dostawcy oraz odbiorcy?

Bardzo ważną kwestią jest uzupełnienie danych identyfikacyjnych związanych z ZSMOPL na kartach dostawców oraz odbiorców. Poniżej prezentacja pokazująca jak to zrobić:

Konfigurowanie karty dostawcy oraz odbiorcy

Istnieje na karcie dostawcy także zakładka [Ctrl+F5] Dane sprzedawcy. W przypadku samodzielnej hurtowni pola na tej zakładce pozostają puste (zgodnie ze wcześniejszą prezentacją). Jednak w przypadku takiego sprzedawcy jak Neuca możemy otrzymać fakturę np. z Prospera, natomiast faktycznym sprzedawcą jest sama Neuca i jej dane powinniśmy zaraportować do ZSMOPL. Przyjęcie faktury na dostawcę Prosper, gdy nie są wypełnione pola na zakładce [Ctrl+F5] Dane sprzedawcy, spowoduje, że zostaną zaraportowane dane Prospera, co nie będzie poprawnie. Problem jest opisany w dokumencie przygotowany przez Neuce (należy odszukać sekcji Jak w systemie aptecznym KS-AOW uzupełnić dane dostawcy z Grupy NEUCA):

https://zsmopl.aptelink.pl/faq/

W przypadku gdy ktoś używa mechanizmu powiązań z dostawcą centralnym, nic nie trzeba zmieniać bo faktury będą przyjmowane na dostawce centralnego, gdzie dane powinny być prawidłowe. Jeśli nie kojarzysz tego mechanizmu, najprawdopodobniej oznacza to, że go nie używasz.

Lista państw na zakładce dostawcy Dane sprzedawcy jest pusta. Co zrobić?

Jeśli występuje taki problem z pustą listą państw, proszę pobrać listę aktualnych państw w funkcji:

APW 44 Komunikacja -> Narzędzia -> Aktualizacja baz słownikowych -> Baza państw 

W raporcie występuje błąd związany z niepoprawnym REGON lub identyfikatorem a dane te są uzupełnione. Co zrobić?

Powinniśmy jeszcze raz sprawdzić czy nie popełniliśmy jakiegoś błędu w uzupełnianiu REGON oraz identyfikatora hurtowni na karcie dostawcy. Bardzo ważne jest aby sprawdzić czy w wypełnionych polach nie są wpisane znaki specjalne takie jak spacja lub tabulator z przodu lub z tyłu numeru. Na pierwszy rzut oka znaki te nie są widoczne, jednak niestety nie są usuwane zarówno przez program Kamsoft jak i system ZSMOPL i mogę być przyczyną nierozpoznania tego numeru. Należy także sprawdzić pole na samej fakturze w nagłówku, gdzie także wpisujemy identyfikator hurtowni.

Jak wygenerować raport bilansu otwarcia?

Raport bilansu otwarcia powinien być wysłany jako pierwszy raport i w zasadzie robi się to tylko raz. Jeżeli ktoś dopiero rozpoczyna wysyłkę do ZSMOPL poniższa prezentacja pokazuje jak to zrobić

Wysłanie pierwszego raportu bilansu otwarcia

Proszę pamiętać, że raport ten należy koniecznie utworzyć przed rozpoczęciem lub po zakończeniu pracy. Raport wygenerowany w środku dnia będzie zawierać dane w momencie jego generacji, zatem niepoprawne. To samo dotyczy korekty, która jest wykonywana dla tego raportu.

Jak sprawdzić poprawność bilansu otwarcia?

Samo wysłanie raportu z modułu APW68 nie gwarantuje, że raport jest poprawny i jest przyjęty. Musimy się zalogować na stronę ZSMOPL oraz sprawdzić czy nie pojawiły się błędy. Pomocna będzie prezentacja pokazująca na przykładzie jak odnaleźć przyczynę błędu:

Sprawdzenie poprawności raportu bilansu otwarcia na stronie ZSMOPL

Jak wygenerować raport dzienny (przyrostowy)?

Raport dzienny najlepiej wykonywać w bieżącym dniu po zakończeniu pracy. Jeżeli jednak robimy go z jakiś przyczyn na następny dzień ważne jest, aby poprawnie wybrać datę za jaki jest generowany raport, gdyż domyślnie zaznaczona jest data dzisiejsza. 

Wysłanie kolejnego raportu przyrostowego

Jak sprawdzić poprawność raportu dziennego (przyrostowego)?

W obecnej chwili ustalenie co dokładnie jest przyczyną wystąpienia błędu nie jest rzeczą prostą - informacji takich nie uzyskamy bezpośrednio na portalu ZSMOPL, gdyż musimy je szukać w samym pliku źródłowym XML, który został wysłany. Jak można to zrobić pokazujemy w prezentacji:

Sprawdzenie poprawności raportu przyrostowego

Jak poprawnie wykonać korektę raportu?

W momencie gdy ustalimy dlaczego raport jest odrzucony, najpierw poprawiamy przyczyny wystąpienia błędu w programie KS-AOW np. uzupełniamy brakującą serię na kartach zakupu. Następnie w module APW68 na liście raportów wybieramy raport, do którego chcemy wygenerować korekt - musimy umieścić podświetlenie na ostatnim raporcie (pierwotnym lub korekcie), który dotyczy dnia, który chcemy korygować. Następnie wybieramy przycisk Generuj raport i zaznaczamy opcję korekty. Ważne jest także, aby wpisać ręcznie datę za jaki dzień wykonujemy raport i upewnić się czy program nam jej nie zmienił na dzisiejszą.

Czy kolejność wysyłania raportów jest istotna?

Tak. W chwili obecnej program nie pozwoli na wysłanie raportów w innej kolejności niż chronologicznie.

Przy wysyłce raportu w APW68 pojawiają się błędy z certyfikatem. Co robić?

Jeżeli błąd pojawia się bezpośrednio podczas wysyłki raportu w APW68 należy sprawdzić poprawność ustawień programu w związku z komunikacją z ZSMOPL według prezentacji:

Ustawienie podstawowych parametrów związanych z ZSMOPL 

Wysyłamy raporty jednak na stronie ZSMOPL żadne się nie pojawiają. Co może być powodem?

Niestety system działa tak, że otrzymanie potwierdzenia o wysłaniu raportu w programie KS-AOW nie gwarantuje, że raport został poprawnie wysłany. Jeżeli na stronie ZSMOPL nie widać żadnych raportów, możliwe, że powodem jest niepoprawnie wgrany certyfikat w ZSMOPL. Proszę ponownie wtedy wgrać poprawny certyfikat i ponowić wysyłkę. Jak wgrać certyfikat na stronie ZSMOPL pokazuje prezentacja:

Rejestracja certyfikatu w systemie ZSMOPL

W raporcie jest błąd, którego nie potrafię rozwiązać, co robić?

Obecnie znaczna część pojawiających się błędów została poprawiona w samym oprogramowaniu Kamsoft a także po stronie ZSMOPL. Część błędów jest oczywista do poprawienia, jak brak serii, błędny EAN, brak REGON itd. Jeżeli jednak występujący błąd jest bardziej “skomplikowany” (np. błędy związane z korektami faktur) to najprawdopodobniej musimy czekać na poprawkę ze strony Kamsoft lub ZSMOPL. Powinniśmy często pobierać aktualizację programu KS-AOW oraz okresowo próbować wysyłać korektę, w nadziei, że w ten sposób problem zostanie rozwiązany.

Jak pobrać licencję, aby skorzystać z zakupionego modułu MAR01?

Aktualną licencję program KS-AOW pobieramy na dowolnym (jednym komputerze) w funkcji:

APW 44 Komunikacja -> Narzędzia -> Pobierz aktualną licencję

Po jej pobraniu należy zaakceptować jej wgranie poprzez F2.

Jak poprawnie raportować leki na import docelowy?

Jeżeli posiadamy lek na import docelowy, który zakupiliśmy w związku z posiadaniem wniosku, musimy go zarejestrować w funkcji:

APW 14 -> Import ->  Rejestracja wniosków

Najczęściej mamy jednak do czynienia z lekami na import docelowy, które posiadają czasowe dopuszczenie do obrotu. Występują trzy miejsca gdzie informacja o dopuszczeniu może być umieszczona:

• karta zakupu

• karta leku

• karta BLOZ

Program w takiej kolejności odczytuje wpisany numer potwierdzenia i taki raportuje, jeśli jest uzupełniony tzn. jeżeli jest na dostawie to go użyje, jeśli nie ma go na dostawie, to użyje z karty leku a jeśli nie ma go również na karcie leku to ostatecznie z karty BLOZ. 

Na karcie leku numer możemy ten numer nanieść w następującym miejscu:

Jeżeli dopuszczenie jest związane z konkretną serią to taką informację musimy nanieść na konkretnej dostawie co możemy zrobić na fakturze:

Dlaczego pole REGON na karcie odbiorcy jest nieaktywne?

Jeżeli pole REGON na karcie jest nieaktywne i nie da się go wypełnić, oznacza to że trzeba zmienić typ kontrahenta z Pacjent na Odbiorca. Po tej zmianie pole REGON będzie można uzupełnić.

Jak wysłać informacje o braku dostępności leku dla pacjenta do WIF poprzez moduł APW68?

Obecnie jedynym zalecanym sposobem jest wysyłka takiej informacji przy pomocy komunikacji wykorzystywanej przez ZSMOPL. W programie KS-APTEKA jest już przygotowana od jakiegoś czasu funkcja, dzięki której w sposób, nawet prostszy niż do tej pory, jest możliwe spełnienie obowiązku, jaki spoczywa na aptece. Poniżej przedstawiamy instrukcję nowego sposobu wysyłki komunikatu przy pomocy programu APW68 (tego samego, który służy do wysyłki raportów ZSMOPL):

Wysyłanie listy braków przy pomocy APW68

Co zrobić jak przy generowanie raportu stanów i obrotów pojawia się błąd Brak dokumentu źródłowego dla transakcji SPR?

W pierwszej kolejności powinniśmy sprawdzić czy wskazana pozycja sprzedaży jest zafiskalizowana. Jeżeli nic nie budzi wątpliwości co do poprawności takiej sprzedaży od strony fiskalnej, w poprawie sprzedaży odszukujemy podaną sprzedaż. Następnie naciskamy prawym klawiszem myszy w celu wyświetlenia menu podręcznego. Z niego wybieramy opcję Specjalne a następnie Zrób WZ dla sprzedaży. Operację powtarzamy dla wszystkich sprzedaży pacjenta. W wykonaniu tych kroków można powtórzyć generację i wysyłkę raportu.

Czy można zablokować przyjmowanie na magazyn dostaw bez uzupełnionej serii lub daty ważności?

Jeżeli przyjmiemy na magazyn dostawę leku bez serii lub daty ważności będzie problem z jego poprawnym raportowaniem do ZSMOPL. Aby uniknąć takiego problemu możemy zablokować możliwość przyjęcia takich pozycji na magazyn dzięki opcji:

APW 41 Administrator -> Opcje modułów -> APW 13 Zakupy -> Ustawienia globalne -> Blokuj przyjmowanie faktur, jeśli towar, raportowany w ZSMOPL, nie ma uzupełnionej serii/daty ważności