Poniżej przedstawiamy informację zebrane na temat nowych zasad prowadzenia ewidencji VAT. Prosimy pamiętać, że nie rościmy sobie praw do wyrażania opinii prawno-księgowych i ten temat należy bezwzględnie skonsultować z firmą prowadzą dla Państwa usługi księgowe. Według ich wytycznych należy postępować w sprawie prawidłowego oznaczania faktura kodami JPK.

Dokument jest uzupełniany i edytowany na bieżąco, w takim wypadku źródłem Państwa informacji powinna być wersja elektroniczna, a nie wersja papierowa, tak aby zawsze był dostęp do najbardziej aktualnych informacji.

Co i dlaczego zmienia się w ewidencji VAT?

Od 1 października 2020 r. dotychczasowe deklaracje VAT-7 i VAT-7K i przekazywane pliki JPK zostaną zastąpione przez jeden dokument elektroniczny JPK_VAT, w formie JPK_V7M lub JPK_V7K. Przy okazji tej zmiany zostały rozszerzone informacje przekazywane w tym pliku. Nowe elementy to m.in. obowiązek oznaczaniami specjalnymi kodami sprzedaży niektórych towarów lub usług oraz dodatkowe oznaczenia np. fakt sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju 

Kto wysyła wspomniane pliki JPK?

Tak naprawdę wysyłaniem plików JPK zajmuje się nasza księgowość - nie robi tego sama aptek. Zatem księgowość w swoim systemie będzie oznaczała prawidłowo odpowiednimi kodami i oznaczeniami faktury. Niestety w niektórych przypadkach księgowość bez pomocy apteki nie będzie w stanie tego ocenić dlatego taką informacje o oznaczeniach powinna przekazać księgowości sama apteka. 

Jakie kody towarów lub świadczenia usług GTU mogą wystąpić w aptece?

Wśród wymienionych kodów towarów w aptece w zasadzie spotyka się jeden tj. kod GTU09. Dotyczy on leków oraz wyrobów medycznych - produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, objętych obowiązkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 37av ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. - Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 499, z późn. zm.). Czyli są to leki w listy tzw. deficytów. Natomiast kod GTU12 zawiera usługi niematerialne m.in. marketingowe, które także w aptekach mogą znajdować się na wystawianych fakturach. Użycie tych kodów należy uzgodnić z księgowością.

Czy można oznaczyć towary kodami GTU w programie automatycznie?

Na karcie leku jest odpowiednie pole Kod GTU, które można w razie potrzeby uzupełnić ręcznie:

Można także kody te uzupełnić automatycznie (dotyczy to tylko kodów GTU09) przepisując je z bazy BLOZ poprzez utworzenie i zatwierdzenie bufora leków:

1. APW44 Komunikacja -> Pełny KS-BLOZ

2. APW14 Magazyn -> Poprawa leków i zakupów -> [F5] Tworzenie bufora z aktualizacją -> zaznaczamy pole PKWIU, KOD CN, KOD GTU -> [F2] Zatwierdź

3. [F6] Korekta leków

Jeżeli ta skrócona instrukcja nie wystarczy, możemy skorzystać z multimedialnej prezentacji:

Zmiany kodów GTU ma podstawie KS-BLOZ 

Jakie mogą być dodatkowe oznaczenia JPK?

Oprócz oznaczeń GTU związanych bezpośrednio z rodzajem towaru lub usługi na fakturach sprzedażowych stosuje się także dodatkowe oznaczenia. Wśród dodatkowych oznaczeń można wymienić np.: 

• SW Dostawa w ramach sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju, o której mowa w art. 23 ustawy. 

• TP Istniejące powiązania między nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub usługodawcą, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy. 

• MPP Transakcja objęta obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności. 

• Oznaczenie MPP należy stosować do faktur o kwocie brutto wyższej niż 15 000,00 zł, które dokumentują dostawę towarów lub świadczenie usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy. 

Stosowanie dodatkowych kodów należy uzgodnić z księgowością.

Jak oznaczyć fakturę sprzedaży kodami JPK?

Obecnie program w najnowszej wersji automatycznie zaproponuje oznaczenie faktury (każdej)  kodami w przypadku gdy sprzedany na niej towar będzie miał zdefiniowany kod GTU. Od naszej decyzji zależy tak naprawdę , które faktury chcemy tymi kodami oznaczać. Możemy także ręcznie zainicjować oznaczenie takiej faktury. Podczas wystawiania wystawiania faktury mamy dostępny przycisk F7 Oznaczenie JPK:

Jeżeli na fakturze znajdują się towary ze zdefiniowanymi kodami GTU program zaproponuje ich przepisanie i oznaczenie nimi faktury:

Wyświetlone zostanie okno, w którym po lewej stronie będą dostępne oznaczenia towarów i świadczenia usług GTU a po prawej dodatkowe oznaczenia dotyczące procedur:

Mamy wtedy możliwość ręcznego doprecyzowania oznaczeń np. w przypadku aptek internetowych może być potrzeba oznaczenia wspomnianego wcześniej SW.

Czy informacje o kodach JPK będą eksportowane do księgowości?

Jeżeli apteka eksportuje co miesiąc dane do księgowości to można przyjąć, że informacje o oznaczeniach faktur kodami JPK zostaną także zawarte. Jednak zależy to od używanego formatu eksportu. Część formatów już została dostosowana, inne zostaną dostosowane w najbliższym czasie. Niestety najbardziej popularny, darmowy eksport DBF nie będzie rozwijany. Według licencji Kamsoft był on przeznaczony wewnętrznie do eksportu do systemu księgowego Kamsoft KPiR, który nie jest już wspierany. Pojawi się nowy odpowiednik tego pliku DBF, ale jego użycie będzie wymagało zakupu licencji Moduł Raporty dla obcych systemów FK w cenie 229 zł netto.

Czy informacje o kodach JPK będą drukowane na samej fakturze?

Domyślnie nie będą na samej fakturze drukowane takie informacje, bo nie jest to wymagane. Będzie natomiast udostępniona możliwość stworzenia własnego szablonu wydruku faktury sprzedaży, gdzie takie informacje będzie można umieścić. Na życzenie apteki będzie mogli pomóc w tym temacie. Natomiast ma zostać przez Kamsoft udostępniona funkcjonalność pozwalająca na odfiltrowanie oraz wydruk listy faktur z użytymi oznaczeniami JPK. Taki wydruk będzie mogła przekazać apteka swojej księgowości w przypadku, gdy nie korzysta się z eksportu elektronicznego lub eksport ten nie zawiera tych informacji. Księgowość będzie mogła oznaczyć faktury ręcznie na podstawie otrzymanego wydruku.

Czy jest dostępna instrukcja na ten temat od Kamsoft?

Istniejąca instrukcja dotycząca ogólnej zagadnienia JPK została zaktualizowana i rozszerzona o nowe zagadnienia. Jest dostępna na okienkach Kamsoft:

APMAN (Okienka Kamsoft) -> O systemie -> Instrukcja użytkownika w kontekście wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego

Strony, na których poruszane są nowe zagadnienia związane z kodami to 6,7,10-14.

Gdzie jeszcze można o tym przeczytać?

Wiadomość w tej sprawie na stronie Śląskiej Izby Aptekarskiej dostępna jest pod linkiem:

https://www.katowice.oia.pl/news/show/id/8481

Jak dokładnie mamy używać oznaczeń JPK?

Niestety jest wiele interpretacji na temat w jakich przypadkach należy używać oznaczeń JPK, bo przepis jest nieprecyzyjny. Z interpretacji otrzymanej przez Śląską Izbę Aptekarską od Krajowej Izby Skarbowej wynika, że obowiązkiem oznaczania towarów GTU 09 są objęte tylko towary zawarte na tzw. liście antywywozowej i to w przypadku dostawy takiej jakiej dotyczy zakaz, czyli wywozu lub sprzedaży poza granicę kraju. Więc według tej interpretacji obecnie oznaczenie dostaw (sprzedaży) w aptece za pomocą GTU 09 praktycznie nie będzie miało miejsca, ponieważ apteka nie prowadzi wywozu, a także nie może zbywać podmiotowi prowadzącemu działalność poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego lub wyrobów medycznych, zawartych w wykazie. To jest także interpretacja, do której skłania się Kamsoft. Interpretację można zobaczyć pod linkiem:

https://www.katowice.oia.pl/aktualnosci/odpowied___krajowej_izby_skarbowej_ws__stosowania_gtu_09_w_aptekach#tabs

Bardziej ostrożną interpretację polegająca na oznaczania zawsze sprzedaży leków zagrożonych brakiem dostępności, niezależnie komu są sprzedawane, można zobaczyć na stronie mgr.farm:

https://mgr.farm/aktualnosci/gtu-09-w-aptece-niejasne-przepisy-budza-watpliwosci/

Ostatecznie należy postępować według zaleceń przekazanych przez księgowość.  

Jak wyłączyć proponowanie przez program oznaczania faktur kodami GTU?

Jeżeli podjęliśmy decyzję, że nie chcemy oznaczać żadnych faktury kodami GTU 09 to może się okazać, że uciążliwe jest to, że program przy każdej sprzedaży deficytów na fakturę, zadaje pytanie czy taką fakturę oznaczać. Aby zrezygnować z takiej automatycznej podpowiedzi możemy wyłączyć opcję:

APW 41 Administrator -> Opcje modułów -> APW 11 Sprzedaż -> Ustawienia globalne -> pkt 155 Wyświetlaj komunikat o oznaczeniu dotyczące dostaw, świadczenia usług i procedur JPK