Co i dlaczego zmienia się przy wystawianiu faktur?

Zgodnie z przepisami o VAT od 1 stycznia 2020 roku zabronione będzie wystawianie faktur VAT wraz z paragonem (jednoczesną fiskalizacją sprzedaży) w momencie, gdy na paragonie nie jest podany NIP. Inaczej mówiąc, aby wystawić fakturę VAT, na której ma być zapisany NIP nabywcy, na paragonie także musi widnieć ten sam numer NIP. Zmiana ta nie dotyczy pacjentów (osób fizycznych), które nie posługują się numerem NIP, tylko numerem PESEL - dla nich faktury wystawiane są tak jak do tej pory i nic się w tej kwestii nie zmienia. Wszystkie nowe drukarki fiskalne potrafią drukować na paragonie NIP i program apteczny także od dłuższego czasu jest do tego dostosowany. Dlatego dla większości aptek zmiany w wystawianiu faktur będą dotyczyły faktu, że faktura powinna być wystawiona od razu podczas podsumowania a nie jak często robi się to teraz, w funkcji poprawy dopiero po wystawieniu paragonu. Jednak nie wszystkie drukarki potrafią wydrukować NIP na paragonie, dlatego w tych przypadkach należy wystawiać faktury VAT bez wystawiania paragonu (sama faktura jest dokumentem fiskalnym i dodatkowa fiskalizacja na drukarce nie jest obowiązkowa). Aby wystawiać faktury bez paragonu musimy wyłączyć blokadę w programie, która w większości aptek może być włączona. Jest to opisane w dalszej części instrukcji.

Jaką drukarkę fiskalną muszę posiadać, aby drukować paragony i faktury tak jak poprzednio?

Rozważając najpopularniejsze drukarki producenta Elzab użytkownicy najnowszych  drukarek tj. MERA (zarówno elektronicznych jak i z kopią papierową) oraz OMEGA, mogą drukować NIP na paragonie. W praktyce tylko najstarsza stosowana drukarka FP600 jest problematyczna - ten model nie potrafi drukować numeru NIP nabywcy. Jeśli posiadamy w aptece chociaż jedną drukarkę fiskalną innego typu (np FP-600) to bezpieczniej będzie przyjąć jednolite rozwiązanie dla całej apteki i wstrzymać się z wystawianiem paragonów fiskalnych do faktur VAT dla firm posiadających NIP. Fakt ten należy skonsultować ze swoim biurem księgowym. W przypadku innych producentów drukarek zasada będzie taka sama, im starsze modele drukarek tym większa szansa, że drukarka nie będzie potrafiła drukować numeru NIP na paragonie. Indywidualnie dla danego modelu trzeba to sprawdzić wystawiając fakturę wraz z paragonem i obserwując czy NIP jest nadrukowany na paragonie (lub wystawić sam paragon z opcją N, co jest opisane w dalszej części instrukcji).

Jaką ja mam właściwe drukarkę fiskalną?

Poniżej zdjęcia drukarek wraz z opisem. Obramowaniem koloru czerwonego zaznaczono najstarszy model FP600, który nie potrafi drukować numeru NIP nabywcy.

Mam nową drukarkę fiskalną. Jak wystawić w KS-AOW fakturę dla firmy?

Jeżeli wiemy, że nasze drukarki są nowe, czyli potrafią drukować NIP nabywcy, tak naprawdę istotną zmianą w wystawianiu faktur dla firm jest wymóg, aby ją wystawić od razu podczas transakcji. Od 1 stycznia 2020 osoba sprzedająca, będzie musiała przed podsumowaniem sprzedaży określić (zapytać) czy odbierający leki potrzebuje fakturę VAT na firmę. Z czasem osoby, które będą takie faktury chciały otrzymać, będą same wiedziały, że konieczne jest, aby powiedziały to od razu podczas transakcji. Po stwierdzeniu takiego faktu, przed naciśnięciem drugi raz gwiazdki “*” (czyli wystawieniem paragonu), będzie konieczne przystąpienie do wystawiania samej faktury. Apteki, które posiadają nowe, dostosowane drukarki, mogą używać klawisza F i wystawić normalną fakturę z paragonem. Efektem będzie wystawienie faktury VAT a wydrukowany następnie paragon, będzie zawierał numer NIP, który został wpisany na fakturze. 

Czy można wystawić fakturę na firmę, jeżeli na paragonie nie jest umieszczony NIP nabywcy?

Jeśli wystawimy paragon i nie będzie na nim numeru NIP, nie mamy możliwości wystawienia faktury VAT w późniejszym terminie. Wystawienie takiej faktury, będzie wiązało się z sankcjami podatkowymi ze strony US. Dlatego bardzo ważne jest, aby zawsze na początku pytać się kupujących: “Czy konieczna będzie faktura VAT na firmę?”. Jeśli na początku nie określimy rodzaju dokumentu (paragon lub faktura) nie będzie możliwości wystawienia takiej faktury w terminie późniejszym.

Co zrobić jeżeli jednak paragon nie zawiera numeru NIP a pacjent chce fakturę na firmę?

Jeśli wystawimy paragon i nie będzie na nim numeru NIP, a jest konieczność wystawienia faktury VAT to jedyną opcją wydaje się obecnie zrobienie korekty do paragonu i sprzedaż ponownie tych samych pozycji już na fakturę VAT. 

Jak wystawić sam paragon z numerem NIP (pacjent nie chce otrzymać od razu faktury VAT)?

Rzadkim przypadkiem możemy być sytuacja, że pacjent nie będzie chciał od razu otrzymać faktury VAT na firmę, jednak będzie chciał otrzymać paragon z numerem NIP, który umożliwi mu odbiór faktury później. KS-AOW posiada funkcję wprowadzenia numeru NIP dla pacjenta/firmy podczas sprzedaży w celu wydrukowania NIP na paragonie. Taka funkcjonalność oczywiście nie jest obsługiwana przez drukarki FP-600. Taki NIP wprowadzimy podczas sprzedaży przez naciśnięcie literkę N przy podsumowaniu transakcji (po gwiazdce “*”). Do tak wystawionego paragonu można potem wystawić fakturę VAT, gdyż paragon posiada NIP odbiorcy. Na obecną chwilę jednak nie widzimy zastosowania wprowadzania NIP podczas sprzedaży (aby później wydrukować fakturę), skoro można taką fakturę wydrukować od razu.

Czy wystawianie paragonów przy fakturach VAT na firmę jest w ogóle prawidłowe?

W przypadku wystawiania faktur VAT na firmę nie ma tak naprawdę konieczności dodatkowej fiskalizacji takiej sprzedaży, czyli wystawienia paragonu na drukarce fiskalnej. Jednak jest zawsze taka możliwość. Decyzja czy paragony do faktur dla firm są drukowane czy nie są drukowane należy w większości przypadków do księgowości i taką informację powinna przekazać księgowa. Jeżeli księgowość nie przekazała nam informacji, że chce zmiany w sposobie dodatkowej fiskalizacji faktur dla firm, to nadal możemy robić to tak jak do tej pory. Wyjątkiem są apteki, które posiadają wspomniane stare drukarki typu FP600. Tutaj nie ma innej możliwości jak wystawianie faktur VAT dla firm, bez wystawienia jednocześnie paragonu. Można to uzyskać w oknie podsumowanie poprzez wybranie literki 

V (zamiast F). Wtedy zostanie wystawiona faktura, jednak paragon nie zostanie wydrukowany. Musimy jednak sprawdzić czy odpowiednia opcja w systemie AOW jest prawidłowo ustawiona.  

Mam starą drukarkę fiskalną. Jak umożliwić w KS-AOW wystawianie faktur bez paragonu fiskalnego?

Jak wspomnieliśmy wcześniej, zmiana tej opcji będzie dotyczyła głównie aptek, które nie chcą wystawiać paragonów do faktur w związku z posiadaniem starszego typu drukarki. Aby wyłączyć blokadę wystawiania faktur bez wpisania do modułu fiskalnego (opcja V) uruchamiamy Program APW41 Admin

Uruchamiamy Opcje modułów

Ustawiamy puste pole (kasujemy) ptaszka w odpowiedniej opcji (APW11.3.1.5) zaznaczonej poniżej czerwonymi prostokątami, wybierając kolejno:

• APW11 - Sprzedaż

• 3. Wydruki

• 1. Faktury, przesunięcia MM

• 5. Blokada wystawiania….. (po prawej stronie)

Okienko powinno być puste tak jak na poniższym obrazku.

Czy w programie AOW można sprawdzić czy dostawca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT?

Tak. Od pewnego czasu program umożliwia na karcie dostawcy sprawdzić czy podmiot czynnym, zwolnionym czy też niezarejestrowanym podatnikiem w VAT. Dostęp do tej funkcji jest pod klawiszem F7 Status podmiotu. Jest tutaj także możliwość sprawdzenia numeru identyfikacyjnego kontrahenta mającego siedzibę na terenie Unii Europejskiej.

Czy w programie AOW można pobrać dane kontrahenta z Bazy Internetowej REGON (GUS)?

Tak. Od pewnego czasu program umożliwia pobranie automatycznie danych z Bazy Internetowej REGON na podstawie numeru NIP lub REGON zarówno dla odbiorców jak i dostawców. Po podaniu przykładowo numeru NIP i naciśnięciu przycisku z wielokropkiem jak pokazano to na zrzucie ekranu poniżej, na ekranie pojawią się pobrane dane i będziemy je mogli automatycznie przenieść na kartę odbiorcy. Analogicznie możemy postąpić na karcie dostawcy.

Co to jest Biała lista podatników VAT?

1 września 2019 r. zaczął działać wykaz informacji o podatnikach VAT, który ma pomóc firmom skutecznie i szybko weryfikować kontrahentów. Wykaz zastąpi dotychczas funkcjonujące listy podatników VAT: zarejestrowanych i niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Listę można znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Od 1 stycznia 2020 r., jeśli zapłacimy dostawcy kwotę powyżej 15 tys. zł na inny rachunek, niż podany w wykazie, grożą nam sankcje podatkowe. Dlatego od 1 stycznia 2020 r. przy dokonywaniu przelewów dla dostawców powinniśmy sprawdzić ich dane w rejestrze w szczególności rachunek bankowy. Status swojej firmy w rejestrze także powinniśmy skontrolować. 

Czy można w programie AOW wymusić aby dane na karcie odbiorcy były tylko na podstawie Bazy Internetowej REGON?

Tak. W najnowszej wersji programu dodano opcję Apw22.2.8 “Zakładaj kartoteki odbiorcy wyłącznie na podstawie danych z bazy REGON”. Po włączeniu tej opcji w APW 41 Administrator w Opcjach modułów, założenie nowej karty Odbiorcy lub poprawę starej będzie można zrobić wyłącznie po weryfikacji w internetowej bazie REGON. Włączenie lub wyłączenie tej opcji pozostawiamy indywidualnej ocenie właściciela apteki.

Czy można w programie AOW ustawić, aby faktura dla odbiorcy zawsze była drukowana bez paragonu, tylko poprzez opcję V?

Tak. W programie dodano nową opcję Apw11.3.1.39 "Dla Odbiorcy wystaw wyłącznie faktury bez paragonu ("V")". Po ustawieniu tej opcji w APW 41 Administrator w Opcjach modułów, nie będzie możliwości wystawienia dla Podmiotu gospodarczego faktury fiskalnej (na podstawie paragonu). Dotyczy to tylko momentu wystawiania faktury podczas podsumowania sprzedaży. Ustawienie tej opcji musi być wcześniej skonsultowane z księgowością.

Czy można w programie AOW ustawić, aby faktura dla pacjenta zawsze była drukowana bez paragonu, tylko poprzez opcję F?

Tak. W programie dodano opcję Apw11.3.1.40 "Dla pacjenta wystaw wyłącznie faktury z paragonem ("F")". Po wybraniu tej opcji w APW 41 Administrator w Opcjach modułów, nie będzie możliwości wystawienia dla Pacjenta (Osoby fizycznej) faktury niefiskalnej. Oczywiście dotyczy to tylko momentu wystawiania faktury podczas podsumowania sprzedaży.