Dokument jest uzupełniany i edytowany na bieżąco, w takim wypadku źródłem Państwa informacji powinna być wersja elektroniczna, a nie wersja papierowa, tak aby zawsze był dostęp do najbardziej aktualnych informacji.

Dlaczego musimy korzystać z zaliczek fiskalnych?

Rozporządzenie Ministra Finansów z 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. Poz. 816 z 2019 r.) wprowadza obowiązek podpisania przez każdego pracownika oświadczenia, w którym zobowiązuje się on do ścisłego przestrzegania obecnie obowiązujących przepisów. Oświadczenie to m.in. zawiera bezpośrednie odniesienie do kwestii przyjmowania zaliczek - muszą one być rejestrowane na drukarce/kasie fiskalnej, zatem musi do zaliczki być wystawiony paragon fiskalny. Już od momentu wprowadzenia drukarek fiskalnych nie było możliwe przekazywanie jakiejkolwiek kwoty przez pacjenta bez wystawienia paragonu. Przez wiele lat jednak procedura odnotowania w kasie zaliczek nie była rygorystycznie przestrzegana przez wszystkich. Dopiero kilka lat temu przeprowadzone kontrole spowodowały, że powrócono do zgodnego z prawem fiskalizowania każdej kwoty, którą pacjent zostawił w aptece. Wraz z obecną zmianą przepisów do 31 maja w aktach pracownika obsługującego pacjentów musi znaleźć się oświadczenie, w którym pracownik zobowiązuje się do ich przestrzegania pod groźbą kary.

Jak przełączyć pracę systemu KS-AOW, aby zaliczki były fiskalizowane?

Musimy zmienić lub upewnić się, że jest prawidłowo ustawiony w systemie KS-AOW przełącznik odpowiedzialny za fiskalizację zaliczek. Przed przełączeniem pracy systemu na zaliczki fiskalne należy usunąć istniejącej zaliczki w kolejce. Poniżej link do prezentacji jak należy to zrobić:

Włączenie fiskalizacji zaliczek

Zalecane jest wyłączenie grupowania zaliczek zgodnie z instrukcją - ma to na celu zwiększenie czytelności pobierania zaliczek w związku z drukowaniem poszczególnych nazw leków a nie tylko samego słowa “zaliczka”.

Jak ustawić system, aby na paragonie z zaliczką drukowały się wszystkie pozycje, a nie tylko jedna o nazwie Zaliczka?

W systemie aptecznym istnieje specjalny przełącznik, który decyduje o tym, czy na paragonie fiskalnym z zaliczką jest tylko jedna pozycja “Zaliczka” czy też pozycje (leki), na które pobraliśmy zaliczkę. Sugerujemy dla wygody Państwa i klienta, aby na paragonie były wymienione wszystkie pozycje. W tym celu musimy wykasować w systemie KS-AOW specjalny przełącznik. Poniżej link do prezentacji (identycznej z tą powyżej), gdzie oprócz włączania fiskalizacji zaliczek czyścimy (czyli pozostawiamy puste) pole odpowiedzialne za grupowanie zaliczek do jednej pozycji. Po wykonaniu tej operacji i uruchomieniu  ponownie programu Sprzedaż APW11, na paragonach będą wymienione wszystkie pozycje.

Włączenie fiskalizacji zaliczek

Jak wygląda przyjęcie zaliczki fiskalnej?

Przykładowe przyjęcie i fiskalizacja zaliczki pokazana jest na poniższej prezentacji:

Przyjęcie zaliczki fiskalnej

Jak wygląda sprzedaż z rozliczeniem zaliczki fiskalnej?

Przykładową sprzedaż końcową z rozliczeniem zaliczki fiskalnej możemy zobaczyć na poniższej prezentacji:

Sprzedaż z rozliczeniem zaliczki fiskalnej

Jak zaliczki fiskalne wyglądają na raporcie kasowym?

Do tej pory podczas pracy w trybie niefiskalnych zaliczek na raporcie kasowym widniały osobno wpisy związane z pobraniem zaliczek oraz ich rozliczeniem. Wraz z włączeniem trybu fiskalnego zaliczek takie informacje zniknęły z raportu. Paragony fiskalne związane z zaliczkami są traktowane na równi z pozostałymi sprzedażami i nie są na raporcie wyróżniane. Jeżeli chcemy sprawdzić jakie w danym dniu zostały przyjęte zaliczki możemy to zrobić w Ewidencji zaliczek i rozliczeń.

Czy można przyjąć większą kwotę zaliczki niż wynika to zapłaty pozycji umieszczonych w kolejce?

W tej chwili w programie istnieje ograniczenie polegające na tym, że można przyjąć zaliczkę na większą kwotę niż wynika to z zapłaty umieszczanych pozycji w kolejce, ale tylko wtedy gdy przynajmniej jeden z tych leków jest pełnopłatny. Jeżeli wszystkie pozycje posiadają nadane ceny urzędowe, to przyjęcie takiej większej zaliczki nie jest możliwe. Należy pamiętać, że przy końcowym rozliczeniu, jeżeli zapłata sprzedawanych pozycji nie pokrywa pobranej zaliczki, system może zaproponować korektę zaliczki w związku z brakiem możliwości jej poprawnego rozliczenia.

Czy przyjęta zaliczka może być zapłacona kartą?

Ponieważ od tej pory pobranie zaliczki wiąże się z wystawieniem normalnego paragonu, możemy zaznaczyć dowolną formę płatności za taki paragon w czasie jego normalnego podsumowania poprzez “*”, oczywiście także płatność kartą.

Jak postąpić jeżeli chcę sprzedać część pozycji z kolejki?

W tym przypadku należy wejść do zawartości kolejki wybierając klawisz F3 Podgląd:

A następnie zaznaczyć klawiszem Spacji wybrane pozycje do sprzedaży i nacisnąć F2 Sprz. zazn.

Program powinien przy wybranych pozycjach rozliczyć część zaliczki, która proporcjonalnie wynika z całości pobranej kwoty.

Co jeżeli chcę zmienić odpłatność lub podzielić liczbę opakowań leku, który jest w kolejce?

W podglądzie kolejki (wywoływanym klawiszem F3 Podgląd) dostępne są funkcje pozwalające na zmianę odpłatności (klawisz Recepta) oraz podzielenie ilości sprzedanej istniejącej pozycji na mniejszą (klawisze F11 Podziel). 

Dlaczego czasami nie jest drukowany paragon przy końcowym rozliczeniu lub ma on zapłatę 0 zł?

W przypadku, gdy pacjent zapłaci całość swojej części związaną z zapłatą za leki przy wpłacaniu zaliczki, to przy końcowym rozliczeniu nie musi już nic dopłacać. Dlatego końcowy paragon z rozliczeniem będzie miał zapłatę 0 zł. Jednak nadal ten paragon może mieć jakąś wartość z uwagi na pozostałą część czyli refundację. W skrajnym przypadku jeżeli sprzedawane leki są pełnopłatne to końcowy paragon nie zostanie w ogóle wydrukowany (lub także może zostać anulowany) bo nie ma żadnej pozostałej wartości - całość została zapłacona już przy pobraniu zaliczki.

Dlaczego na końcowym paragonie nie mam niektórych leków?

W przypadku, gdy pacjent zapłaci przy zaliczce w całości wartość leku 100%, może się wtedy zdarzyć, że nie zostanie on wydrukowany na paragonie z końcowym rozliczeniem - zostaną wydrukowane inne, pozostałe leki np. refundowane. Cała wartość leku została już zafiskalizowana na paragonie związanym z zaliczką, więc nic już pozostaje do końcowego fiskalizowania.

Została przyjęta zaliczka na dwa opakowania leku, a na paragonie widnieje jeden. Dlaczego?

Na paragonie związanym z zaliczką przy pozycjach zaliczkowanych (z przedrostkiem ZAL) zawsze drukowana jest ilość 1, ponieważ dotyczy to liczby przyjętych zaliczek, a nie liczby opakowań. Podobnie problematyczna jest informacja “bez recepty” na paragonie przy zaliczkach - często jest to mylna informacja dla pacjentów, że ich leki nie zostaną wycenione z uwzględnieniem refundacji. Ta informacja także dotyczy tylko samej zaliczki i nie mówi nic o końcowym rozliczeniu.

Jak wystawić fakturę dla transakcji związanej z przyjętą wcześniej zaliczką?

Przy pobraniu zaliczki wystawiany jest paragon na zaliczkę. Przy końcowej sprzedaży wystawiany jest drugi paragon z ostatecznym rozliczeniem. Całość transakcji tworzy zatem para paragonów. Możemy zatem wystawić dwie faktury osobno dla każdego z paragonów
i wręczyć je pacjentowi (powinien on nam zostawić wtedy oba paragony). Istnieje także możliwość wystawienia faktury zbiorczej, gdzie umieścimy oba paragony. Jak to zrobić opisuje akapit poniżej Jak wystawić fakturę zbiorczą?

Jak wystawić fakturę zbiorczą?

Poniższa prezentacja obrazuje nam jak możemy wystawić fakturę zbiorczą:

Wystawianie faktury zbiorczej

Czy jest w programie ewidencja zaliczek?

Ewidencja zaliczek jest dostępna od pewnego czasu w programie:

APW23 Kontrola -> Kontrola sprzedaży -> Zestawienia fiskalne ->  Ewidencja zaliczek
i rozliczeń

Czy jest oficjalna instrukcja Kamsoft związana z mechanizmem zaliczek fiskalnych?

Instrukcja firmy Kamsoft dotycząca zaliczek fiskalnych znajduje się w samym programie:

APMAN (okienka Kamsoft) -> O systemie -> Instrukcja fiskalizacji zaliczek

Jak dokonać korekty zaliczki, jeżeli pacjent rezygnuje z zakupu?

Jeżeli pacjent chce zrezygnować z zakupu, na który wcześniej apteka pobrała zaliczkę, wystarczy usunąć pozycję w kolejce związaną z tą zaliczką poprzez klawisz F8 Usuń. Program automatycznie dokona korekty zaliczki, którą będziemy traktowali na równi (od strony księgowej) z innymi korektami sprzedaży.

Możemy także alternatywnie skorzystać z przycisku F10 Korekta zaliczki. Jego użycie spowoduje wykonanie korekty, jednak same pozycja w kolejce pozostanie i jej sprzedaż może być kontynuowana, bez powiązania z istniejącą zaliczką.

Co jeżeli chcę dużo pozmieniać w pozycjach, na które została przyjęta zaliczka?

Jeżeli chcemy dużo zmienić w takich pozycjach w kolejce np. usunąć pewne pozycję i na ich miejsce sprzedać inne, może dojść do sytuacji, że program nie będzie umiał poprawnie rozliczyć zaliczek. Jest to duże ograniczenie programu na tę chwilę i trzeba założyć, że nie zostanie to szybko poprawione. Program może wtedy zaproponować automatyczne dokonanie korekty zaliczki, jednak najczęściej pojawia się komunikat o niemożności rozliczenia zaliczek i wystawienia paragonu.  Aby uniknąć tego typu sytuacji zalecane jest wcześniejsze skorygowanie zaliczki w samej kolejce używając przycisku F10 Korekta zaliczki - jak opisano w akapicie wyżej.

Czy można przyjąć zaliczkę na towar, którego nie posiadamy na magazynie?

Tak. Na liście towarów i po wybraniu konkretnego towaru należy użyć kombinacji klawiszy Ctrl+Z jak na obrazku poniżej:

Następnie gdy posiadamy już towar na magazynie można go przyporządkować do pozycji w kolejce naciskając kolejno w oknie kolejki F3 Podgląd a następnie F6 Dostawy. Następnie wpisujemy ilość i zatwierdzamy klawiszem Enter.