Bezpieczeństwo jest bardzo ważnym elementem pracy apteki, zwłaszcza w dobie zmieniających się przepisów i obowiązywania ustawy o ochronie danych osobowych powszechnie zwanej RODO. Na bezpieczeństwo systemu aptecznego składa się wiele elementów. Jednym z nich jest lista osób uprawnionych do logowania i uprawnienia jakie te osoby posiadają.

W instrukcji poniżej przedstawiono trzy operacje. 

• Założenie konta dla nowo zatrudnionej osoby 

• Założenie odpowiedniej grupy uprawnień tzw roli, do której osoba należy 

• Usuwanie osoby zwolnionej.

Pomimo iż teoretycznie logicznym wydaje się najpierw założenie dla pracownika konta, a potem nadanie uprawnień, a  na koniec po zwolnieniu usunięcie tej osoby, to procedurę przedstawię od końca gdyż dla nas najważniejsze jest najpierw zrobienie porządku z osobami już założonymi w systemie, a dopiero potem przydział do odpowiednich ról.

Usunięcie z systemu KS-AOW osób zwolnionych

1. Uruchamiamy program 41

2. Uruchamiamy opcję odpowiedzialną za zarządzanie pracownikami

3. Wybieramy osobę, która już nie pracuje i naciskamy klawisz F8 (Ukryj). Proszę zwrócić uwagę iż po prawej stronie mamy ikonkę, która pozwala nam się przełączać między listą kont ukrytych i listą kont aktywnych. To pozwala zweryfikować obie listy lub przywrócić osoby usunięte przypadkowo. Oczywiście nie usuwamy na razie kont typu Właściciel/Serwis/Administracja itp, gdyż nie wiemy do kogo one należą.

4. Powtarzamy operację dla każdej osoby, która nie powinna się logować do systemu.

Definiowanie podstawowych grup uprawnień

(tzw. ról)

Kolejna operacją jest zdefiniowanie odpowiednich grup uprawnień (tzw ról) dla pracowników. Proponowany lub nawet zalecany zestaw składa się z 4 ról uzupełnionych ewentualnie o rolę Zastępstwo, do której będziemy dodawać osoby spoza spoza apteki na zastępstwie. Oto proponowana lista ról do konsultacji z osobami odpowiedzialnymi za przydział uprawnień. Przeważnie to jest Właściciel Koordynator lub kierownik.

• Właściciel lub serwis

• Kierownik

• Magister

• Technik

• Dyżurant

Oczywiście lista może być inna, jednak ta powyżej prezentuje podstawowy poziom uprawnień dla wszystkich pracowników w aptece.

Poniżej przedstawiono sposób dodawania takich ról.

1. Role definiujemy w programie 41, a więc konieczne jest uruchomienie modułu Administrator

.

2. Uruchamiamy opcje Uprawnienia

3. Być może będziemy mieli już zdefiniowane jakieś role. Tylko od nas zależy, czy stworzymy nowe role (F2), usuniemy stare (F8), czy też zmienimy nazwy istniejących ról (F5). Oto ekran, który pozwala nam jej dodawać, usuwać i poprawiać. Każda z opcji wymienionych powyżej została zaznaczona czerwonym okienkiem. W przypadku, gdy role są odpowiednie, nie ma potrzeby poprawiania czegokolwiek. Na poniższym obrazku brakuje właściwie tylko roli Kierownik, co uzupełnimy przy pomocy klawisza F2 i należy zmienić nazwę dla roli Zastępstwo na Dyżurant  co zrobimy przy pomocy klawisza F5

4. Po dodaniu wskazanych ról jesteśmy gotowi do aktualizacji uprawnień pracowników

Przyporządkowanie pracowników do odpowiednich ról

W momencie kiedy mamy odpowiednią listę pracowników i odpowiednio założone role w systemie możemy przystąpić do powiązania tych dwóch elementów. 

1. Uruchamiamy program 41 Administrator

2. Uruchamiamy opcję Pracownicy

3. Wybieramy każdego pracownika (bez kont typu Administracja/Serwis/Właściciel) i naciskając F4 poprawiamy dane tej osoby

4. Naszym celem jest tylko ustawić dla każdego odpowiednią rolę w miejscu zaznaczonym czerwonym okienkiem i zapisać dane. Rolę zmieniamy poprzez naciśnięcie “małego plusa” po prawej stronie.

Na tym etapie kończymy pracę z uprawnieniami.