eZWM w pytania i odpowiedziach

Poniżej przedstawiamy informację na temat systemu obsługi procesu elektronicznego weryfikowania i potwierdzania zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne. Poznamy ogólne zasady działania programu a także dowiemy się jak realizować zlecenie na stronie NFZ oraz w systemie AOW.

Co to jest eZWM?

Od 1 stycznia 2020 r. zmieniają się zasady wystawiania, weryfikacji i realizacji „Zleceń na zaopatrzenie w wyroby medyczne”. Głównie wprowadzone nowe zasady są ułatwieniem dla pacjentów oraz lekarzy. Do tej pory wymagana była wizyta pacjenta w placówce macierzystego OW NFZ, niejednokrotnie w przypadku błędów podczas wystawiania przez lekarza, nawet kilkukrotna, co wymagało także ponownych wizyt u lekarza. Nowe zasady pozwolą pacjentowi na udanie się z wnioskiem, który jest wolny od błędów, bezpośrednio do apteki w celu jego realizacji. Z punktu widzenia samej apteki, dzięki nowemu rozwiązaniu powinna wzrosnąć pewność otrzymania refundacji z dany wniosek, ale niestety pracy związanej z jego realizacją raczej w aptece przybędzie.

Od kiedy stosujemy nowe zasady realizacji wniosków?

Nowe zasady obowiązują już od 1 stycznia 2020 roku. Zatem każdy wniosek wystawiony jeszcze w poprzednim roku realizujemy według starych zasad, jednak nie dłużej niż do 31 grudnia 2020 roku. Wszystkie wnioski wystawione w tym roku powinny być realizowane już według nowych zasad - wyjątkiem są wnioski według starego wzoru związane z ważną kartą, te nadal realizujemy po staremu (wnioski według starego wzoru mogą być wystawiane do końca marca 2020 roku). Pomocna może tabla przekazana przez NFZ:

Czy zmiany mnie dotyczą także jeżeli jestem podwykonawcą?

Niestety tak. Zmiany dotyczą zarówno tych aptek, które posiadają indywidualną umowę  z NFZ na środki pomocnicze a także aptek, które są podwykonawcami i nie rozliczają się bezpośrednio z NFZ, tylko posiadają umowy np. z Essity (TENA) lub TZMO (Seni).

Jak ogólnie będzie wyglądał proces realizacji wniosków?

W nowym procesie pacjent udaje się do lekarza (osoby uprawnionej do wystawienia zlecenia), który wystawia zlecenie i potwierdza je poprzez platformę NFZ eZWM. Następnie je drukuje, potwierdza pieczątką oraz podpisuje. W przypadku braku dostępu do platformy przez lekarza, może on wystawić zlecenie bez rejestracji elektronicznej - pacjent musi wtedy udać się do oddziału NFZ w celu jego potwierdzenia.

Następnie pacjent udaje się do apteki, gdzie przekazuje pracownikowi zlecenie (3 strony - 1, 2, 3 strona) - przy użyciu numeru zlecenia oraz numeru PESEL lub daty urodzenia pracownik pobiera zlecenie oraz je realizuje. Po poprawnej realizacji musi wydrukować pozostałą część zlecenia (2 strony - 4, 5 strona), na której zarówno  pacjent jak i osoba realizujące składają swoje podpisy. Nowe rozwiązanie dopuszcza także częściową realizację zlecenia - przy ponownej realizacji pacjent musi udać się do apteki, w której pierwotnie realizował zlecenie, gdzie ponownie potrzebny będzie numer zlecenia oraz PESEL lub data urodzenia.

Oryginały zleceń pozostają w aptece i nie będą już przekazywane do oddziałów NFZ podczas składania refundacji jak miało to miejsce do tej pory. Natomiast sam proces przygotowania zestawienia refundacyjnego i jego przekazanie nie ulega zmianie. W przypadku aptek będącymi podwykonawcami oryginały zleceń tak samo jak dotychczas powinny być przekazane do firmy posiadającej umowę główną. 

Jak uzyskać dostęp do platformy NFZ eZWM i jak bezpośrednio realizować tam zlecenia?

Aby móc realizować zlecenia apteka musi posiadać dostęp do systemu eZWM, który jest udostępniony przez NFZ. Dostęp do systemu eZWM opiera się na kontach zdefiniowanych w systemach Portalu Świadczeniodawcy lub SZOI. Musimy zalogować się do swojego systemu NFZ np. Portalu Świadczeniodawcy, utworzyć tam dodatkowe konto i nadać odpowiednie uprawnienia do korzystania z eZWM. Poniższa prezentacja pokazuje w jaki sposób uzyskać taki dostęp dla Portalu Świadczeniodawcy (użytkowany przez Śląski NFZ):

Uzyskanie dostępu do platformy NFZ eZWM

Jeżeli posiadamy już dostęp do systemu eZWM możemy realizować zlecenia. Poniższa prezentacja pokazuje w jaki sposób pobrać zlecenie i jak je zrealizować:

Realizacja zleceń poprzez platformę NFZ eZWM

Ostatecznie wniosek powinien być wydany w programie KS-AOW jak do tej pory.

Czy można realizować wnioski szybciej i wygodniej bezpośrednio za pomocą KS-AOW?

Tak. Firma Kamsoft opracowała moduł eZWM pozwalający na dostęp do systemu eZWM bezpośrednio z programu KS-AOW bez potrzeby wchodzenia na stronę NFZ eZWM. Taka funkcjonalność z pewnością przyśpieszy cały proces sprzedaży, uprości go oraz zmniejszy liczbę miejsc, gdzie można popełnić błąd podczas realizacji. 

Moduł jest płatny i jego koszt to 195 zł netto. Dla aptek, które realizują niedużą liczbę wniosków zakup tego modułu może nie być opłacalny - można wtedy bez dodatkowych opłat korzystać za darmo z rozwiązania dostarczonego przez NFZ, które było opisane akapit wcześniej. Natomiast dla aptek, które realizują już od kilku wniosków miesięcznie moduł zapewnia mniejszą liczbę błędów podczas realizacji oraz ewidentną oszczędność czasu.

Poniżej link do prezentacji pokazującej w jaki sposób skonfigurować program apteczny KS-AOW, aby wykorzystać moduł eZWM, w przypadku gdy apteka posiada pełną umowę z NFZ na środki pomocnicze:

Konfiguracja modułu eZWM w KS-AOW (pełna umowa NFZ)

Jeżeli chcemy skonfigurować program KS-AOW do pracy z modułem eZWM w przypadku gdy jesteśmy podwykonawcami, musimy skorzystać z innej prezentacji, która zawiera dodatkowy krok związany z importem pliku UMX umowy. Ta prezentacja poniżej:

Konfiguracja modułu eZWM w KS-AOW (podwykonawstwo)

Po konfiguracji możemy się zapoznać z prezentacją poniżej pokazującą jak można pobierać i realizować zlecenia już bezpośrednio w programie sprzedaży:

Realizacja zleceń poprzez moduł eZWM w KS-AOW

Można dodatkowo skorzystać z instrukcji, którą udostępnił sam Kamsoft a która jest dostępna na okienkach Kamsoft (jednak z uwagi, że nasze prezentacje zawierają komplet informacji nie jest to niezbędne):

APMAN -> O systemie -> Realizacja zleceń na zapotrzebowanie w wyroby medyczne z wykorzystanie modułu eZWM - pilotaż 

Apteki, które realizują zlecenia na zasadzie podwykonawstwa muszą zwrócić się do firm (Essity, TZMO) w celu uzyskania od nich umowy UMX w wersji elektronicznej. Bez tego pliku nie będzie dało się skorzystać z modułu eZWM w programie KS-AOW i pozostaje tylko korzystanie ze strony NFZ do pobierania i potwierdzania realizacji zleceń.