Czy moja apteka jest gotowa na obsługę pacjenta od 1 stycznia 2019?

Aby można było obsługiwać pacjentów od 1 stycznia 2019 konieczne jest:

• poprawne podłączenie do systemu P1 czyli posiadanie certyfikatów potrzebnych do komunikacji oraz ich skonfigurowanie w systemie aptecznym,

• posiadanie zainstalowanej wersji KS-APTEKA na rok 2019,

• zakupiony moduł dodatkowy do obsługi E-recepty (podpisu elektronicznego),

• na każdym stanowisku, na którym są realizowane recepty (papierowe również), taksacja lub retaksacja recept, system operacyjny Windows 7 lub Windows 10,

• odpowiedni czytnik. Wskazane jest od 1 stycznia posiadanie czytnika 2D, a od 9 lutego jest taki czytnik obowiązkowy, aby prawidłowo wydawać leki na każdym stanowisku,

• włączoną obsługę E-recepty w opcjach programu.

Czy muszę wykonywać jakieś dodatkowe operacje przed sprzedażą 1 stycznia 2019?

Po pierwszym stycznia, a przed pierwszą sprzedażą wszystkie przełączniki (opcje) zgodnie z zapewnieniami Kamsoftu powinny być odpowiednio ustawione, co umożliwi poprawną obsługę DRR. Natomiast aktywację na danych stanowiskach E-recepty musimy dokonać ręcznie zgodnie z naszą instrukcją - Włączenie obsługi E-recepty w systemie KS-AOW. Należy jeszcze jednak zachować czujność i śledzić informacje płynące z naszych e-maili - mozliwe, ze jakies operacje będzie trzeba wykonać ręcznie lub po prostu pewne rzeczy trzeba będzie kontrolować. Przede wszystkim należy dbać o to, aby posiadać jak najnowszą wersję programu - Kamsoft na bieżąco dokonuje poprawek oraz usprawnień w działaniu programu.

Co to jest SIM?

SIM to skrót od System Informacji Medycznej. Jest to zestaw rejestrów medycznych prowadzonych przez różne podmioty związane ze służbą zdrowia udostępnione w Internecie w jednym miejscu. Skrótem SIM określamy tutaj ogólnie system informatyczny, który służy do odbierania lub wysyłania danych do apteki. W rzeczywistości to są różne serwery lub instytucje, które kryją się również w naszym żargonie pod takimi skrótami jak P1 czy P2.

Co to jest DRR?

DRR to skrót od Dokument Realizacji Recepty. Zastępuje od 1 stycznia 2019 roku klasyczną taksację recepty. Od tego dnia apteka ma obowiązek wysłać do SIM dokument realizacji recepty, który zawiera wszystkie dane do tej pory umieszczane na taksacji. Dane są wysyłane przy pomocy internetu, przez szyfrowane połączenie przy pomocy specjalnych protokołów (których nie obsługuje komputer z systemem Windows XP) po podpisaniu odpowiednim certyfikatem, który uzyskała apteka po rejestracji przez kierownika apteki w systemie P1.

Gdzie mogę znaleźć inne materiały na temat wdrożenia E-recepty?

Obecnie w tym miejscu wymieniamy linki do dokumentów, które zostały wytworzone przez inne podmioty i które są nam znane:

• wideo  realizacji recepty papierowej

• wideo realizacji recepty elektronicznej

• dokument Kamsoft opisujący realizację E-recepty

• instrukcja CSIOZ eRecepta w pytaniach i odpowiedziach

Co to jest E-recepta?

E-recepta to dokument wytworzony w postaci elektronicznej przez lekarza i opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. E-recepta zawiera tylko jeden lek, co istotnie zmieni sposób w jaki Pacjent może je realizować w aptekach. Pozwala to na realizacje poszczegolnych E-recept w dowolnym czasie (w terminie ważności) oraz w dowolnej aptece. Aby apteka mogła pobrać treść E-recepty Pacjent musi przekazać jej dane dostępowe czyli klucz dostępowy lub kod dostępowy wraz z numerem PESEL. Po podaniu klucza dostępowego zawartość recepty jest pobierana przez Internet z systemu SIM i wyświetlana na ekranie komputera. Klucz dostępowy jest dość długi i może zawierać kilkadziesiąt znaków. Mimo iż to jest E-recepta, to pacjent klucz dostępowy przynosi wydrukowany na papierze (informacja o recepcie) i farmaceuta ten klucz wczytuje przy pomocy czytnika. Nie wszystkie obecnie zamontowane czytniki sobie z tym poradzą, dlatego zalecamy wymianę czytników już teraz. Może się też zdarzyć, że E-recepta będzie wyświetlona na ekranie smartfona. Wtedy taki klucz czytamy czytnikiem z ekranu smartfona. Dostarczane przez nas czytniki radzą sobie z taką operacją. Jak wspomnieliśmy wcześniej Pacjent zamiast klucza dostępowego może użyć także kodu dostępowego, czyli 4 cyfrowego numeru PIN wraz z numerem PESEL. Dane takie Pacjent może uzyskać SMS, nie ma potrzeby wtedy, aby cokolwiek było drukowane.

E-recepty będą pojawiać się sukcesywnie podczas roku, obecnie apteka będzie głównie obsługiwać recepty papierowe. Na krótkim wideo można zobaczyć jak obsługa takiej recepty wygląda https://youtu.be/h6SD6mudgc8 (plik nie zawiera żadnego komentarza, głośniki przy komputerze nie są konieczne)

Od kiedy będą realizowane E-recepty w aptekach?

Na początku roku 2019 E-recepta będzie pojawiać się bardzo rzadko w aptekach. Obowiązek wystawiania E-recept ma być wdrożony w Polsce dopiero od 1 stycznia 2020 roku. Obecnie coraz więcej recept jest wystawianych przez lekarzy przy pomocy systemów komputerowych. Oznacza to, że lekarze posiadają już systemy do wystawiania takich recept i po ich uaktualnieniu mogą być gotowi do wystawienia E-recept już od 1 stycznia. Dlatego system apteczny zgodnie z przepisami musi być przygotowany do przyjmowania E-recept od 1 stycznia 2019 roku.

W jaki sposób apteka obsługuje E-receptę?

Od 1 stycznia aktywacja obsługi E-recepty na poszczególnych stanowiskach musi być wykonana ręcznie i nie zostanie włączona przez Kamsoft automatycznie.

Jeśli w sprzedaży na pierwszej pozycji nie masz takiego okienka jak poniżej to musisz zastosować procedurę z tej instrukcji Instrukcja jak samodzielnie włączyć obsługę E-recepty.

Włączenie E-recepty spowoduje modyfikację ekranu sprzedaży o dodatkową formę wydania leków o nazwie E-recepta. W przypadku gdy pojawi się u nas pacjent z E-receptą, będzie konieczne pobranie tej recepty z SIM i wyświetlenie jej na ekranie, celem realizacji.

Dokładnie ten proces został przedstawiony na wideo https://youtu.be/h6SD6mudgc8 (film nie zawiera żadnego komentarza, głośniki przy komputerze nie są konieczne)

W jaki sposób apteka obsługuję receptę papierową (białą)?

Od 1 stycznia 2019 pojęcia taksacji oraz retaksacji mocno się zmienia i będą one wykonywane w inny sposób. Po wydaniu każdej recepty musimy wygenerować dokument DRR i wysłać go systemu SIM. Dokument DRR jest generowany automatycznie przez program KS-APTEKA po zatwierdzeniu okienka z kodami z recepty, zaraz po realizacji recepty, tak jak i do tej pory taksacja następowała po wydaniu leku. Po każdej recepcie, po zatwierdzeniu kodów będzie wysyłany taki dokument przez internet. W przypadku braku kodów DRR zostanie wysłany bez kodów, a my będziemy mieli obowiązek ich poprawienia (uzupełnienia). Proces realizacji recepty papierowej po 1 stycznia 2019 jest przedstawiony na filmie https://youtu.be/3RQnUzqE87I (film nie posiada komentarza, a więc głośniki nie są wymagane). Recepty weterynaryjne i zapotrzebowania nie są wysyłane do SIM a ich realizacja odbywa się na zasadach dotychczasowych.

W jaki sposób jest realizowana recepta farmaceutyczna?

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami każda recepta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną. W takim wypadku dokumenty wysyłane przez aptekę muszą być podpisane przy pomocy podpisu kwalifikowanego (płatna forma uzyskania podpisu elektronicznego) lub profilu zaufanego. Obecnie w systemach Kamsoft nie ma obsługi podpisu zaufanego, który jest darmowy. Nie oznacza to, że apteka nie może takiej recepty wystawić lub zrealizować. Odroczono do 1 stycznia 2020 roku podpisywanie takich recept bez specjalnych podpisów, co oznacza de facto brak zmian w obsłudze tego typu recept od 1 stycznia 2019 roku. 

W jaki sposób jest realizowana recepta weterynaryjna?

Recepta weterynaryjna będzie realizowana w ten sam sposób ja do tej pory, czyli nie będzie wysyłana do SIM i nie będzie generowany dla niej DRR.

W jaki sposób realizować odpis recepty papierowej?

Odpis recepty papierowej jest realizowany w ten sam sposób jak do tej pory. Na odpis recepty papierowej może być wydana tylko pozycja ze 100% odpłatnością. Oznacza to, że realizacja takiej recepty (odpisu) nie trafia już do refundacji, ale nadal dla odpisu jest realizowany DRR i trafia do systemu SIM wraz z danymi (kodami) wymaganymi prawem dla odpisu. Na nowych drukarkach fiskalnych oraz drukarkach tradycyjnych odpis recepty będzie drukowany wraz z kodem paskowym, który umożliwi łatwe znalezienie recepty pierwotnej i pobranie danych podczas realizacji odpisu. Przy odpisach na starszych drukarkach (np Omega F tzw. “jajo”) farmaceuta będzie musiał wpisać wszystkie kody z recepty oryginalnej - niestety jeśli na odpisie wcześniej nie naniósł kodów musi odszukać receptę oryginalną i przepisać z niej wszystkie kody włącznie z numerem recepty. 

Obecnie sposób generacji odpisu dla starszych drukarek fiskalnych (gdzie nie ma możliwości wydrukowania kodu paskowego) jest w trakcie opracowania przez KAMSOFT. Poprawek spodziewamy się w najbliższych dniach. 

Na tę chwilę apteki, które nie będą korzystały z drukowanego przez siebie kodu kreskowego na odpisie, będą zmuszone także ręcznie zmienić numer pozycji na realizowanym odpisie. Jeżeli lek wydawany na odpisie był wcześniej wydany także na recepcie pierwotnej z zaznaczeniem realizacji częściowej, to numer pozycji na odpisie powinien być taki sam jak na recepcie pierwotnej. Jeżeli lek wydawany na odpisie w ogóle nie był wydany na recepcie pierwotnej to numer pozycji na odpisie powinien być kolejnym wolnym numerem (np. jeżeli wcześniej były wydane 4 leki, czyli były to pozycje od 1 do 4, to powinniśmy ręcznie nadać numer 5 dla leku, który będzie realizowany na odpisie).

W jaki sposób wystawić odpis recepty papierowej?

Podczas konieczności realizacji odpisu recepty mogą wystąpić dwa warianty:

• odpis w przypadku, gdy nie wydajemy żadnego opakowania z danej pozycji recepty

• odpis w przypadku gdy wydajemy tylko część opakowań, a po resztę zgłosi się pacjent w późniejszym okresie

W każdym z tych wypadków następuje inna procedura obsługi recepty i generacji pliku DRR. 

W pierwszym przypadku, tzn. gdy nie wydajemy żadnego opakowania leku, na który chcemy wystawić odpis, podczas realizacji recepty pierwotnej w zasadzie przy tej pozycji nie robimy nic - nie realizowana jest żadna sprzedaż tego leku, więc nie ma także generowanego i wysyłanego do SIM DRR, więc nie ma także miejsca, aby zaznaczyć, że chcemy coś realizować częściowo. 

W drugim przypadku, tzn. jeżeli podczas realizacji pierwotnej recepty, pacjent dostaje już część opakowań danego leku, to na generowanym dokumencie DRR dla tego leku powinniśmy zaznaczyć częściową realizację. Musimy pamiętać, że teraz fakt realizacji częściowej lub całkowitej musimy zaznaczyć na każdym leku niezależnie, a nie na całości recepty papierowej.

Jak realizować odpis E-recepty?

Odpis E-recepty, choć w zasadzie ten mechanizm powinniśmy nazywać po prostu realizacją częściową, wykonywany jest poprzez zaznaczenie realizacji częściowej dla pozycji, której nie możemy wydać w całości. Nie drukujemy już odpisu papierowego dla takich recept. W przypadku realizacji częściowej dla E-recepty realizacja kończąca  jest refundowana na takich samych zasadach jak recepta pierwotna. Realizację E-recepty dokonujemy poprzez wczytanie ponownie klucza recepty lub kodu dostępowego (czyli PIN) wraz z numerem PESEL. Na ekranie do realizacji są tylko te pozycje, które do tej pory nie były wydane całkowicie w naszej aptece. Pamiętajmy, że w naszej aptece nie zobaczymy E-recept, które były całkowicie lub nawet częściowo realizowane w innych aptekach. Częściowa realizacja E-recept w tym przypadku przypomina odpis recepty papierowej - pacjent jeśli zacznie realizację w wybranej aptece, po następne opakowania także musi przyjść do tej samej apteki.

Jak realizować receptę Rpw?

Receptę Rpw realizujemy dokładnie w taki sam sposób jak do tej pory.

Jak realizować receptę transgraniczną (spoza Unii Europejskiej)?

Dla recept tego typu nie jest generowany DRR, w takim wypadku musimy wybrać odpowiedni podtyp recepty (przy pomocy klawisza F3) Zagraniczna spoza EU.

W jaki sposób prowadzić taksację i retaksację recept, gdy nie ma obowiązku nadruku na recepcie?

W przypadku E-recepty problem jakby nie istnieje, gdyż nawet gdybyśmy chcieli nadrukować taksację, to nie ma na czym. E-receptę możemy wyświetlić tylko na ekranie po pobraniu jej z Internetu. Sama E-recepta w formie papierowej nie istnieje. E-recepta a także odpowiadające jej realizacjom dokumenty DRR są dostępne w systemie KS-AOW i retaksacja będzie odbywać się na ekranie komputera. Pomimo, że dokumenty te są widoczne w samej sprzedaży to najwygodniejszym miejscem do prowadzenia retaksacji jest nowa funkcja dostępna w module APW 23 Kontrola -> Kontrola sprzedaży -> Retaksacja recept.

W przypadku recept papierowych mamy kilka opcji. Możemy nadal nadrukowywać recepty, ale musimy się liczyć z faktem, iż obecnie najważniejsze jest wysłanie DRR, a nie nadruk. Natomiast w przypadku poprawy takiej recepty - nie dość, że będziemy musieli ponowić nadruk - to również i wysyłkę.

W programie zostało wprowadzone wiele nowych funkcjonalności ułatwiających przeprowadzenie takiej (re)taksacji:

• w poprawie sprzedaży możemy wyświetlić jaki DRR powstał do tej recepty przy pomocy klawisz Ctrl-Q lub Alt+Q,

• w kontroli AP23 powstało nowe zestawienie Retaksacja recept. 

W opcji tej  można przejrzeć status realizacji, poprawić lub wysłać ponownie DRR do systemu SIM, w tej chwili ta funkcja jest dedykowana tylko dla recept elektronicznych ale po odznaczeniu ptaszka na dole ekranu 

pojawią się tam także recepty papierowe,

• w tej chwili informacja dla recept papierowych czy zostały one wysłane do SIM, znajduje się także w funkcjach kontroli kodów oraz w obecności kodów w APW23,

• w sprzedaży będzie pojawiał się znacznik przy każdej pozycji informujący o wysyłce DRR do systemu, pozwoli to na weryfikację czy wszystko przebiegło poprawnie. Zielony kwadrat oznacza, że DRR został poprawnie wysłany do SIM. Czerwony kwadrat oznacza, że DRR nie został wysłany do systemu SIM.

W jaki sposób realizować receptę papierową w przypadku, gdy znajdują się na niej pozycje, które nie mogą być wydane na receptę?

Recepta papierowa może zawierać do 5 pozycji leków. Czasami zdarza się, że wśród  pozycji refundowanych pojawia się na recepcie pozycja, która nie może być przepisana na receptę.  Podczas próby sprzedaży takiej pozycji na recepcie w KS-AOW otrzymamy informację, że danej pozycji nie można sprzedać na receptę. Według opinii Kamsoft powinniśmy sprzedawać takie pozycje jako sprzedaż odręczną w zasadzie tak samo jak miało to miejsce do tej pory. Jest to trochę sytuacja dwuznaczna, bo lekarz w sumie umieścił te pozycje na recepcie i tak powinniśmy to wysłać do SIM ale takie jest stanowisko Kamsoft.

Po co klawisz F12 przy DRR?

Po naciśnięciu klawisza F12 mamy możliwość przekazania dodatkowej informacji do SIM. Taka informacja dotyczy każdej pozycji na recepcie. W najnowszej wersji programu istnieje już możliwość dodania adnotacji na całą receptę, choć w rzeczywistości sprowadza się to do skopiowania naszej “uwagi” na każdą pozycję recepty. Nie wpisujemy tutaj informacji o wydanym odpowiedniku, ani zrealizowanym odpisie. To pole służy nam do przekazania dodatkowych informacji na temat np. mniejszej ilości wydanych leków (za zgodą pacjenta, co jest jednoznaczne z realizacja całkowitą, bo juz klient nie będzie mógł “dobrać” sobie potem leków) lub mniejszej dawce (także za zgodą pacjenta). Generalnie używanie tej funkcji powinno przypominać tradycyjne nanoszenie przez nas informacji na tyle recepty papierowej jak miało to miejsce do tej pory, tylko będziemy je nanosić tak naprawdę na elektroniczny dokument DRR. Informacje związane z dodatkowymi uprawnieniami takimi jak rodzaj i numer poświadczenia (np. książeczka) będą nanoszone na DRR przez sam system, więc nie będziemy ich dodawali “ręcznie” poprzez adnotacje F12.

Czy muszę wprowadzać wszystkie kody realizacji z recepty papierowej przy pacjencie?

Generalna zasada jest taka, aby uzupełniać jak najszybciej wszystkie kody jakie są na receptach - nawet tych pełnopłatnych, gdyż jest to wymagane prawem. Aby zrealizować odpis recepty muszą być kody wprowadzone, więc warto je zawsze uzupełniać. Brak kodów powoduje brak możliwości wysłania DRR i pojawienie się błędu, który musimy zaakceptować. W przypadku E-recepty ten problem nie występuje, bo wszystkie kody (informacje) są  zawarte w E-recepcie i nie trzeba nic uzupełniać.

Co się stanie jak nie wyślę DRR w ogóle?

Dane  przesłane w DRR będą weryfikowane z danymi z zestawienia refundacyjnego. Brak zgodności danych DRR i zestawienia refundacyjnego wstrzyma wypłatę refundacji. Obecnie nie mamy informacji czy NFZ będzie weryfikował te dane od 1 stycznia 2019. Natomiast jesteśmy pewni iż może je weryfikować do 5 lat wstecz i nawet za 5 lat poprosić o korektę (zwrot) wypłaconych środków. W takim wypadku wysyłanie DRR z pełnymi kodami z recepty wydaje się być bardzo ważne i konieczne do prawidłowego rozliczenia refundacji.

Jak realizować recepty 100% (pełnopłatne)?

Recepty pełnopłatne nie zawsze zawierają wszystkie kody, jednak od nowego roku muszą zawierać przynajmniej PWZ lekarza (dane osoby wystawiającej), REGON (dane podmiotu) i numer PESEL pacjenta. DRR recepty 100% musi być wysyłany do systemu SIM z wszystkimi kodami. Dlatego obowiązkiem farmaceuty jest wprowadzić wszystkie kody jakie pojawiły się na recepcie. Program KS-APTEKA uzupełnia te kody, które może automatycznie. Zgodnie z prawem nie musi być podany na recepcie numer recepty. Według najnowszych interpretacji MZ farmaceuta może także ustalić i uzupełnić według własnej wiedzy oraz posiadanych danych np. brakujący numer PESEL pacjenta czy dane dotyczące osoby uprawnionej do wystawiania recept albo podmiotu.

Co mam zrobić jak na recepcie nie ma wszystkich kodów?

W przypadku, gdy na recepcie papierowej brakuje jakiś kodów, to DRR jest wysyłany bez tych kodów. Czy program będzie nas o tym ostrzegał? Zależy to od ustawienia określonego parametru w programie Administrator AP41. SIM nie dopuszcza wysłania recepty bez podania wszystkich kodów, dlatego program KS-APTEKA w przypadku recept pełnopłatnych nie zawierających numeru recepty uzupełnia go automatycznie w specjalny sposób niewidoczny dla farmaceuty. Kody takich recept są oznaczane specjalnym znacznikiem (“niebieskie A”) informującym o wytworzeniu automatycznie numeru recepty. Pamiętajmy, że według najnowszych interpretacji MZ farmaceuta może także ustalić i uzupełnić według własnej wiedzy oraz posiadanych danych np. brakujący numer PESEL pacjenta czy dane dotyczące osoby uprawnionej do wystawiania recept albo podmiotu.

W jaki sposób mogę poprawić taksację recepty?

Taksację recepty można poprawić w kilku miejscach:

• W programie sprzedaży AP11, poprzez poprawę kodów Alt-R lub aktualizacja A. Poprawa lub naciśnięcie klawisza Enter (bez zmiany) powoduje ponowne generację DRR i  wysłanie do SIM.

• W programie Kontrola AP23 w opcji Retaksacja recept jest także taka możliwość.

Czym się różni realizacja zamykająca od realizacji częściowej?

Realizacja zamykająca dla danej pozycji oznacza, że wydano wszystkie pozycje z recepty elektronicznej (jedna recepta to zawsze jeden lek) a w przypadku recepty papierowej wydano całość zaordynowanego leku.  W przypadku, gdy Pacjent świadomie rezygnuje z reszty opakowań, taką pozycję na recepcie także można uważać za zakończona. Realizacja częściowa następuje wtedy, gdy wydano tylko część opakowań danego leku. Pamiętajmy, że recepta papierowa raz rozpoczęta w danej aptece musi być w niej zrealizowana do końca.

Co zrobić, gdy brak dostępu do P1 (np. awaria Internetu) podczas obsługi recepty papierowej?

W przypadku recepty papierowej nie stanowi to dla nas dużego problemu, gdyż DRR może być dosłany w późniejszym terminie. Istnieje wtedy jednak wymóg, aby w trakcie awarii drukować taksacje papierowo. W przypadku E-recepty nie mamy możliwości  pobrania recepty, w związku z tym istnieje specjalna procedura na takie sytuacje, która będzie opisana w oddzielnym pytaniu

Jak samodzielnie włączyć obsługę E-recepty i wysyłki DRR?

Aby włączyć obsługę E-Recepty przed 1 stycznia należy zastosować kroki z instrukcji, którą otworzymy po otwarciu linku Włączenie obsługi E-recepty w systemie KS-AOW. 

Czy apteka może poprawiać kody na recepcie i wysyłać je ponownie do systemu SIM w dowolnej chwili i bez ograniczeń?

Tak, tak jak mogliśmy wielokrotnie nadrukowywać recepty, tak obecnie możemy wielokrotnie poprawiać kody i je wysyłać ponownie do systemu. Przy każdej poprawie kodów przez Alt-R lub aktualizacji A, dokument DRR jest wysyłany automatycznie z aktualnymi poprawionymi wartościami (kodami). Kamsoft z przyczyn związanych z komunikacją zablokował poprawianie numeru recepty oraz numery pozycji na recepcie. W przypadku błędu należy wykonać procedurę korekty Alt-K i ponownej sprzedaży tak błędnie wpisanych pozycji

Co się dzieje z E-receptą, jak apteka wykona korektę Alt-K?

Po każdej korekcie e-recepty recepta taka staje się znowu receptą gotową do realizacji w dowolnej aptece. W takim wypadku nie należy E-recepty korygować i pozostawiać przez dłuższy okres czasu bez ponownej sprzedaży. Zupełnie innym problemem pozostaje jak zrealizować E-receptę w momencie, kiedy nie mamy nic w ręce? E-recepta jest realizowana poprzez podanie klucza E-recepty lub kodu PIN wraz z numerem PESEL pacjenta. Jeżeli nie posiadamy wprost tych danych to zawsze możemy skopiować klucz dostępowy z E-recepty, którą wcześniej realizowaliśmy w systemie. Klucz ten możemy skopiować poprzez użycie kombinacji klawiszy Ctrl+C (tak samo jak kopiowanie w systemie Windows) w widoku E-recepty wywołanej przez Ctrl+R w poprawie lub nawet wprost z samej poprawy mając daną E-receptę tylko podświetloną na ekranie.   Ponowna sprzedaż tej E-recepty jest wtedy realizowana po użyciu kombinacji klawiszy Ctrl+V w oknie gdzie podajemy klucz - skopiowany klucz zostanie ze schowka wklejony do tego okna.

W jaki sposób obsługujemy zamienniki na E-recepcie?

W przypadku wydania zamiennika przez okno odpowiedników lub synonimów (klawisz F9), na dokumencie DRR automatycznie odnotowuje się znacznik informujący o wydaniu zamiennika. Nie musimy dopisywać żadnej informacji w specjalnym polu adnotacja (F12) jakie jest na E-recepcie. Wydawanie odpowiedników nie zmieniło się zatem przy E-recepcie zarówno od strony przepisów jak i sposobu realizacji tego procesu w KS-AOW. Możemy także uzupełnić informację o wydaniu odpowiednika poprzez poprawę i aktualizację A, jednak jeśli dokonamy tego po fiskalizacji to zostanie to wysłane do SIM jako korekta, więc zalecane jest aby robić to na bieżąco podczas sprzedaży przed podsumowaniem pacjenta i wysyłką DRR

Recepta wyciągnięta z kolejki nie chce się wysłać do SIM. Co zrobić?

Był błąd w programie, który polegał na wysyłaniu do SIM recept, które wrzucaliśmy do kolejki. Usterka ta jest już dawno poprawiona w programie, jednak obserwujemy tego skutki tzn. przy realizacji recepty wyciąganej z kolejki może się pojawić błąd SIM 369 (status recepty nie pozwala na realizację) informujący, że recepta była już zrealizowana. W takim przypadku proszę skorzystać z funkcji:

APW 42 Serwis -> Naprawa -> Wycofaj DRR dla usuniętych sprzedaży

Funkcja ta usuwa z SIM DRR sprzedaży, które są w naszym programie usunięte. To powinno pozwolić na ponowną wysyłkę problematycznych DRR poprzez funkcję Alt+R w poprawie sprzedaży.

Jak realizować papierową receptę na lek robiony?

Sposób realizacji recepty papierowej na lek robiony nie uległ zmianie i możemy lek recepturowy sprzedawać w programie aptecznym tak samo jak dotychczas. Oczywiście podczas podsumowania sprzedaży zostanie wygenerowany DRR dla tej recepty oraz wysłany do SIM. Zalecane jest korzystanie z funkcjonalności z wrzucaniem nagłówka receptury do kolejki oraz składaniem leku także w kolejce. Jeżeli ktoś robi to bardziej tradycyjnie tzn. składa lek w poprawie, może dalej tak robić, jednak zalecane jest aby poprawić wtedy daty i godziny przyjęcia/wykonania/sprzedaży jeszcze przed wysłaniem DRR.

Jak realizować E-receptę na lek robiony?

Generalnie sposób sprzedaży leku robionego nie uległ zmianie w programie aptecznym dla E-recepty w stosunku do recepty papierowej. Niestety skład leku recepturowego widoczny na E-recepcie nie może być interpretowany przez program apteczny w sposób automatyczny, co oznacza, że musimy lek złożyć tradycyjnie tak jak do tej pory, ręcznie. E-recepta na lek robiony w odróżnieniu od pozostały E-recept, może być blokowana w SIM. Blokowanie następuje podczas realizacji takiej E-recepty. Podczas realizacji E-recepty z lekiem robionym także zalecane jest korzystanie z funkcjonalności polegającej na wrzucaniu nagłówka leku robionego do kolejki, a następnie składanie go także w kolejce. Jest to rozwiązanie bardziej naturalne i nie wymaga aktualizacji daty i godziny przyjęcia/wykonania/sprzedaży oraz osób w poprawie, jak ma to miejsce podczas bardziej tradycyjnego podejścia, jakim jest składanie leku “na raz” w poprawie. 

Aby złożyć lek w recepturze bez dostępu do recepty wskazane jest użycie kombinacji klawiszy Ctrl-P. Spowoduje to wydrukowanie składu leku robionego na drukarce fiskalnej (konieczna jest posiadanie nowej drukarki, gdyż stare nie mają możliwości wygenerowania takiego wydruku)

Nie mogę zaktualizować numeru recepty, pozycji ani połączyć pozycji po wysłaniu DRR?

Niestety wraz z kolejnymi zmianami w programie Kamsoft została zablokowana możliwość zmiany pewnych pól po wysłaniu DRR. Uniemożliwia to wykonanie pewnych czynności, które od zawsze, w aptece mogły być wykonywane np. zmianę długiego numeru recepty, łączeniu pozycji przez Ctrl+P lub innych operacji związanych ze zmianą numerów klienta, recepty lub pozycji na recepcie. Jedną z opcji w przypadku gdy musimy coś poprawić jest wykonanie korekty i powtórna sprzedaż takiej recepty.

Od wersji programu (2019.1.3.8) dodano nową funkcję łączenia pozycji w samym zestawieniu refundacyjnym. Jest ona dostępna pod skrótem klawiszowym Ctrl+P i działa w sposób analogiczny do funkcji Ctrl+P ze sprzedaży.

Od wersji programu (2019.2.2.3) dodano nową funkcję łączenia automatycznego pozycji. W związku z tym wykorzystanie klawisza Ctrl-P staje się bezcelowe i niepotrzebne.

Od wersji programu (2019.2.7.7) dodano nową funkcjonalnością, która umożliwia łączenie pozycji lub zmianę numerów pozycji dla recept zarówno elektronicznych jak i papierowych. Nową funkcję wywołujemy w poprawie sprzedaży poprzez Ctrl+Shift+P. Procedura zmiany numerów pozycji wymaga wycofania istniejących DRR, naniesienia poprawek w numerach oraz ponowne wysłanie DRR. Szczegółowy opis funkcji jest umieszczony na stronach 31-34 (pod akapitem Poprawa pozycji wysłanych do SIM) w instrukcji która dostępna jest z poziomu okienek Kamsoft APMAN -> O systemie -> E-Recepta P1 w systemie KS-AOW. Dla przypomnienia istnieje już możliwość zmiany długiego numery recepty, jeżeli wcześniej dokona się wycofania wysłanych wcześniej DRR.

Co zrobić jeśli przy wysyłaniu DRR dla recepty papierowej lub elektronicznej, pojawia się błąd REG.360: Dokument o podanym identyfikatorze już występuje w systemie?

Po pierwsze powinniśmy zaktualizować system apteczny do najnowszej wersji, gdyż zawiera ona kluczowe poprawki, dzięki czemu błędy nie powinny pojawiać się w przyszłości. Poniższe kroki powinniśmy wykonać już po fiskalizacji problematycznych pozycji. Wchodzimy do poprawy w sprzedaży i ustawiamy się na pozycjach z symbolem czerwonego kwadratu, dla których wysyłka do SIM zakończyła się błędem. Wybieramy klawisz A, aby wejść do aktualizacji, a następnie naciskamy na raz klawisze Ctrl+Alt+R. Jeżeli pojawi się komunikat, że pobrano realizację i przypisano do sprzedaży to znaczy, że operacja się powiodła. Powtarzamy te kroki dla każdej z problematycznych pozycji. Po ponownym wejściu do poprawy powinniśmy zobaczyć już zielone symbole kwadratów.

Co zrobić jeśli przy wysyłaniu DRR dla recepty papierowej, pojawia się błąd REG.369 - Aktualny status recepty uniemożliwia realizację operacji?

Funkcja powinna być wykonywana tylko dla recept, na których mieliśmy błędy 369 i nie możemy jej stosować w przypadku gdy były wystawiane odpisy. Wchodzimy do modułu APW42 Serwis i z menu Naprawa wybieramy funkcję “Wycofaj DRR dla usuniętej sprzedaży (nr recepty)”, gdzie podajemy numer recepty, dla której mamy problem. Na ekranie mogą pojawiać się kolejne okna z błędami pojawiającymi się podczas wycofywania DRR - cierpliwie je zamykamy tak długo aż pojawi się podsumowanie z informacją, że udało się ostatecznie wycofać jakąś liczbę dokumentów DRR. Po wykonaniu tej funkcji, będzie można w sprzedaży powtórzyć próbę wysyłki zaległych DRR tej recepty. Jeżeli błąd nadal występuje, to należy niestety go zgłosić do CSIOZ - oznacza to, że w SIM nadal są jakieś DRR ale nie znamy ich numerów. Takie zgłoszenie serwisowe do CSIOZ możemy zrobić wypełniając formularz dostępny pod adresem http://p1pomoc.csioz.gov.pl/  W odpowiedzi dostaniemy listę numerów tych DRR, które możemy także wycofać drugą, bliźniaczą funkcją w APW42 Serwis -> Narzędzia -> Wycofaj DRR o podanym numerze. Kolejno używamy tej funkcji dla każdego z podanych przez CSIOZ numerów DRR. Ostatecznie po usunięciu DRR możemy wtedy wysłać ponownie receptę problematyczną przez Alt+R w sprzedaży.

Co zrobić jeśli przy wysyłaniu DRR dla recepty elektronicznej, pojawia się błąd REG.369 - Aktualny status recepty uniemożliwia realizację operacji?

W odróżnieniu do recepty papierowej mam tutaj prostszą ścieżkę rozwiązania problemu, która zazwyczaj jest skuteczna. Należy wywołać okno e-recepty np. w poprawie przez Ctrl+R na istniejącej sprzedaży lub poprzez otwarcie nowej e-recepty po podaniu danych dostępowych. W tym oknie pod klawiszem F9 widzimy listę DRR, które zostały już wygenerowane w programie. Jeśli widzimy, że są one nieprawidłowe (niepotrzebne), możemy je usunąć klawiszem F9 Wycofaj.

Co zrobić jeśli pojawią się błędy w funkcji Raport spójności danych AOW i wysłanych DRR?

Wraz z wersją programu 2019.1.3.8 pojawiła się w module APW23 Kontrola w menu Kontrola sprzedaży nowa funkcja Raport spójności danych AOW i wysłanych DRR. Zadaniem funkcji jest wyszukanie rozbieżności pomiędzy dokumentami DRR pobranymi z systemu SIM a odpowiadającymi im danymi w systemie aptecznym. Do rozbieżności takich może dojść np. podczas nieudanej wysyłki do SIM zmienionych danych na recepcie. Na ekranie pokazane zostaną kolejne kolumny z danymi z systemu aptecznego oraz z systemu SIM. W przypadku stwierdzenia rozbieżności możemy ponownie wysłać aktualne dane do systemu SIM generując DRR np. w sprzedaży lub bezpośrednio w kontroli poprzez funkcję F11 Wyślij DRR. Po takiej wysyłce informacje o rozbieżnościach już nie powinny się pojawiać. Niektórych problemów nie będziemy w stanie rozwiązać poprzez ponowną wysyłkę DRR np. nie usuniemy problemu rozbieżności w przypadku gdy różni się numer recepty. W tym przypadku pozostaje nam tylko wykonanie korekty Alt+K.

Przy wysyłce DRR pojawia się błąd wewnętrzny. Co mam zrobić?

W niektórych aptekach podczas wysyłki DRR do SIM może pojawiać się błąd jak poniżej. Błąd ten pojawia się w sytuacji wysyłania DRR, gdy dla jednej pozycji na recepcie jest wydawanych więcej opakowań. Mamy potwierdzoną informację, że błąd ten jest niezależny od Kamsoft i jego przyczyna tkwi w samym systemie SIM, czyli jego rozwiązanie jest po stronie CSIOZ i prace nad usunięciem usterki już trwają. Do czasu usunięcia usterki apteka może wysłać zgłoszenie serwisowe do CSIOZ pod adresem http://p1pomoc.csioz.gov.pl/ podając w opisie uuidZdarzeniaInicjującego i numer recepty, dla której nie można wysłać DRR. Po otrzymaniu informacji zwrotnej o pozytywnym rozwiązaniu problemu przez CSIOZ, należy ponownie wysłać DRR.

Bardzo wolna jest komunikacja z SIM i wysyłka DRR. Co można zrobić, aby przyspieszyć obsługę Pacjenta?

Nie jesteśmy w stanie w aptece wpłynąć na przyśpieszenie i poprawienie komunikacji z SIM. Możemy jednak zmienić sposób wysyłki do SIM dokumentów DRR, aby okno wyświetlane podczas wysyłania nie blokowało możliwości wydrukowania paragonu i dalszej pracy. Istnieje w systemie opcja wysyłki tych dokumentów w tle, powinno to znacznie przyspieszyć obsługę pacjenta. Należy pamiętać, że nie rozwiązuje to problemów komunikacyjnych samych w sobie, tylko w zasadzie ukrywa je i ich nie pokazuje - niewysłane DRR, pojawiające się błędy 369 i 360 będą nadal najprawdopodobniej występowały, jednak będą mogły być rozwiązane później np. w module kontroli. Jest zasadnicza wada tego rozwiązania, nie pokazywane są żadne błędy z SIM w szczególności opcja wysyłki w tle nie pokaże nam bezpośrednio w programie sprzedaży problemu realizacji recepty z innej apteki lub dla Pacjenta, który zmarł. Dlatego zalecane jest, aby po przywróceniu normalnej komunikacji, wyłączyć tę opcję i powrócić do trybu domyślnego. Decyzję o przełączeniu opcji powinien podjąć kierownik bądź właściciel apteki.

Wysyłkę DRR w tle możemy włączyć zaznaczając opcję:

APW 41 Administrator -> Opcje modułów -> APW 11 Sprzedaż -> pkt. 137 E-recepta P1: wysyłaj DRR dla recept papierowych w tle

Po zapisaniu zmian należy zamknąć i ponownie uruchomić programy sprzedaży na wszystkich stanowiskach.

Jak wyłączyć drukowanie e-Recept na paskach?

Aby wyłączyć drukowanie e-Recept na paskach należy ZAZNACZYĆ następującą opcję:

APW 41 Administrator -> Opcje modułów -> APW 21 -> Ustawienia globalne -> Pomiń e-recepty na paskach